"Wij zien veel voordelen als de Polisadministratie aan het begin van de maand is gevuld"

Auteur: Diana Bom

Ron Stoffer en Marcel Canisius van UWV Uitkeren zien veel voordelen als de Polisadministratie aan het begin van de maand is gevuld. Dan kunnen zij zowel uitkeringsrecht als -hoogte baseren op de juiste en actuele gegevens en hoeven zij niet achteraf terug te vorderen. Dat is prettiger voor de klant en het scheelt het UWV uitvoeringskosten die weer worden betaald door de belastingbetaler.

In deze serie interviews praten Ronald Netten en Diana Bom van het project Eerder Aanleveren Loonaangifte met de leverancier en afnemers van loon-, pensioen- en uitkeringsgegevens in de Loonaangifteketen. Onderwerpen van gesprek zijn het belang, de toepassing en de mogelijkheden van actuele gegevens. In dit interview aandacht voor het UWV in de rol van afnemer/gebruiker van de gegevens.

Ron Stoffer en Marcel Canisius van UWV Uitkeren

Ron Stoffer (districtsmanager Uitkeren Den Haag, Utrecht, Flevoland en domeinhouder van de WW (Werkloosheidswet) en Marcel Canisius (districtsmanager Uitkeren in Limburg en domeinhouder AW (Arbeidsongeschiktheidswetten ) hebben een duidelijke wens ten aanzien van actuele gegevens:

“Hoe prettig zou het zijn als we een uitkering in één keer kunnen vaststellen op basis van de juiste gegevens?”

Jullie zijn beiden districtsmanager én domeinhouder. Wat houdt dat in?

“Wij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Werkloosheidswet (WW) respectievelijk de Arbeidsongeschiktheidswetten (AW). Bij veranderingen binnen onze organisatie of van buitenaf, zoals wetswijzigingen, is het van belang dat de ervaringen en issues vanuit de uitvoering daarin worden meegenomen. Wij zien dagelijks waar het beter kan door hetgeen de klant ervaart en aangeeft, maar ook vernemen wij dit uit de ervaringen van de medewerkers op de werkvloer. Door betrokken te zijn bij ontwikkelingen, kunnen we onze expertise vanuit de uitvoerings- en klantprocessen inbrengen. Voor belangrijke wijzigingen bijvoorbeeld in de Wajong-wetgeving en de WW, gaat alles wat daaraan vooraf gaat via ons. Denk aan systeemaanpassingen, procesbeschrijvingen, opleiden enzovoort.”

Hoe belangrijk is het eerder aanleveren van de loonaangifte?

Wij zien veel voordelen als de Polisadministratie aan het begin van de maand is gevuld. Dan kunnen wij zowel uitkeringsrecht als -hoogte baseren op de juiste en actuele gegevens en hoeven wij niet achteraf terug te vorderen. Dat is prettiger voor de klant en het scheelt ons als UWV uitvoeringskosten die weer worden betaald door de belastingbetaler.

Klanten die iedere maand hun inkomsten moeten opgeven kunnen dan gebruik maken van het, door het UWV, voor-ingevulde formulier met de juiste inkomstengegevens. Dat levert gemak op voor de klant en het voorkomt veel fouten. Heb je bijvoorbeeld naast jouw uitkering bij de supermarkt gewerkt, dan hoef je dat als klant alleen nog maar te checken op jouw voor-ingevulde inkomstenopgave.

Als die gegevens echter niet op tijd in de Polisadministratie bekend zijn, dan geef je als klant een X-bedrag op. Essentie is dat wij daardoor altijd achter de feiten aanlopen, zeker omdat de WW altijd de maand achteraf wordt betaald. Als we een voorlopige uitkering vaststellen zal er altijd een definitief recht op moeten volgen. Dat kan pas als we de definitieve loonaangifte hebben.

In het huidige proces hebben we een controlemaand om gegevens te controleren, want veel werkgevers doen er minimaal drie weken over om de gegevens aan te leveren (de gegevens moeten uiterlijk de laatste dag van de volgende maand bij de Belastingdienst bekend zijn), de Belastingdienst zet deze meestal al een dag later in de Polisadministratie. Nadat de gegevens bekend zijn in de Polisadministratie kunnen wij, bij de volgende opgave van de klant, de voorgaande opgave controleren in de controlemaand. Dat betekent dat we per definitie achter de feiten aanlopen.

Dan kan de klant in de verleiding komen om te denken: weet je, ik start met werken en dat meld ik de volgende maand wel. Dan heb ik nog even mijn uitkering. Die dan per definitie niet correct is vastgesteld. De discipline van een klant om tijdig en correct te melden wat hij aan inkomen heeft, dat vraagt ook nog weleens aandacht.”

Ron Stoffer

Als jullie de gegevens snel beschikbaar hebben, wordt daar dan ook meteen bij de vaststelling van de uitkering gebruik van gemaakt?

"Ja, de Polisadministratie is onze basisadministratie en daar maken we altijd gebruik van. Wat ons betreft is deze leidend en daar toetsen we dan ook aan. UWV is overigens niet verantwoordelijk voor het vullen van de Polisadministratie, die verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever.”

‘’Essentie is dat je altijd achter de feiten aanloopt. Als je een voorlopige uitkering vaststelt, zal er altijd een definitief recht op moeten volgen. Dat kan pas als je de definitieve loonaangifte hebt.”

Als iemand aangeeft dat zijn inkomen anders is dan in de Polisadministratie staat, hoe gaan jullie daarmee om?

“Allereerst is belangrijk dat klanten begrijpen wat er onder SV-loon (Sociale Verzekering loon) wordt verstaan. Dat is het loon waarover belastingen en sociale premies worden betaald. UWV berekent het dagloon voor een WW-uitkering op basis van het SV-loon dat iemand verdiende in het jaar voordat hij of zij werkloos werd. Klanten met inkomsten moeten het SV-loon maandelijks invullen op de inkomstenopgave. Het begrip loon is echter multi-interpretabel. Soms staat er op salarisstroken geen SV-loon, maar brutoloon of weer een andere term en dat maakt het erg lastig. Voor de WW maken wij gebruik van de gegevens die de klant aanlevert, zolang de Polisadministratie niet is gevuld. Belangrijk is dus dat klanten weten welke gegevens ze moeten doorgeven. Het zou enorm helpen als we gebruik zouden kunnen maken van actuele gegevens. Tien procent van de opgave van de klant wijkt namelijk af van de gegevens in de Polisadministratie. We waren dan ook heel blij met de komst van vooraf ingevulde inkomstenopgaven toen de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) in 2015 werd ingevoerd. Maar voor een juist gebruik daarvan zijn dus wel actuele gegevens in de Polisadministratie nodig.”

Hoe vorderen jullie terug als niet meer kan worden verrekenend?

“Het meeste halen we terug, maar dat gaat wel om enorme bedragen en dat zijn processen die continu doorgaan. Zolang er een lopende uitkering is, is dat geen probleem, want dan kun je nog verrekenen. Het zou natuurlijk enorm handig zijn als die Polisgegevens aan de voorkant gevuld zouden zijn. Dus hoe langer de werkgever wacht met het vullen van de Polisgegevens, hoe meer problemen er ontstaan. We hebben dus ook het liefst dat de klant zo lang mogelijk wacht met het opsturen van de inkomstenopgave.

Als de werkgever de inkomstenopgave aan de Belastingdienst binnen de lopende maand opgeeft, dan zijn de gegevens op de 1e van de volgende maand bekend. Dit is ook het moment waarop de klanten van het UWV de eerste opgave kunnen doen over de voorgaande maand. Voor de duidelijkheid: de inkomstenopgave over de maand april kan de klant van het UWV pas op 1 mei inleveren. Wanneer de werkgevers de gegevens in de lopende maand aan de Belastingdienst hebben aangeleverd, dan zijn deze gegevens dus op 1 mei al bekend in de Polisadministratie. De klant kan direct gebruik maken van de juiste voor-ingevulde gegevens, waardoor de klant er ook op mag vertrouwen dat zijn uitkering juist wordt uitbetaald.

Als de klanten direct aan het begin van de maand de inkomstenopgave zelf invullen en inzenden, moeten we uitgaan van de gegevens die de klant opstuurt en zijn wij continu aan het herstellen en terugvorderen. In de meeste gevallen is het gelukkig goed ingevuld, maar in heel veel gevallen niet en dat kunnen we dus pas de maand erop herstellen. Dit levert ook vaak financiële problemen op voor onze klanten, omdat herstel inhoudt dat wij niets of minder uitkeren in de volgende maand. De klant kan hierdoor direct in de financiële problemen komen, doordat de (onjuiste) uitkering van de vorige maand vaak al uitgegeven is. ”

Marcel Canisius

“Voel je als werkgever verantwoordelijk voor je ex-werknemer”

Wat zouden jullie willen zeggen tegen werkgevers die nog niet versneld aanleveren?

“Vanuit goed werkgeverschap, kunnen wij ons voorstellen dat het, nu er geen werk meer is voor jouw medewerker en hij dus afhankelijk is van een uitkering, heel erg belangrijk is dat die uitkering juist is. Dit betreft zowel de vaststelling van de hoogte van het dagloon als de berekening van de maandelijkse uitkering. Op dit moment is er een (tijdelijke) oplossing voor het berekenen van de hoogte van de uitkering, doordat de wetgever akkoord is om uit te gaan van de voorlaatste volledige loonbetalingsmaand. Het Dagloonbesluit gaat echter uit van de laatste volledige loonbetaling. In het geval wij het Dagloonbesluit weer moeten volgen, is het van belang dat de Polisadministratie dan ook tijdig is gevuld. Ervan uitgaande dat de relatie goed is en er geen sprake is van verwijtbaar gedrag. En om die uitkering juist te kunnen berekenen en uit te betalen zijn actuele Polisgegevens essentieel. Dus voel je als werkgever verantwoordelijk voor jouw ex-werknemer waarvan je afscheid hebt moeten nemen, zodat hij of zij een goede uitkering krijgt. Draag daaraan bij door vlot loonaangifte te doen en snel aan te leveren. Dit geldt niet alleen voor de ex-werknemer, maar ook voor de werknemer die een aanvulling geniet vanuit de WW. Voor deze klanten/werknemers is het voor de berekening van een juiste maandelijkse uitkering van groot belang dat de gegevens tijdig en juist aan de Belasting worden aangeleverd. Zij kunnen, door niet tijdige en onjuiste aanlevering, in de financiële problemen komen, waarbij ook de huidige werkgever betrokken kan worden (aanvragen loonvoorschot, loonbeslag).

Bovendien, de Polisgegevens zijn ook weer de basis voor andere ketens waarvan wij onderdeel uitmaken. Bijvoorbeeld de Belastingdienst met allerlei toeslagen die inkomensafhankelijk zijn: de ene maand val je eronder, de andere maand niet. Als die toeslagen ook vooraf op basis van de juiste actuele gegevens berekend kunnen worden scheelt dat een hoop onzekerheid. De constante fluctuatie in uitkeringen en toeslagen heeft enorme consequenties (lees meer over schrijnende situaties).

We moeten er met ons allen voor zorgen dat de kwetsbare groep mensen niet de dupe wordt van bureaucratie en slechte afstemming binnen de keten. Want dan raak je in een vicieuze cirkel waar je niet meer uit komt. Dat geldt voor ongeveer anderhalf miljoen Nederlanders die problematische schulden hebben.”