“In veel gevallen kost het geen tijd en energie om eerder aan te leveren. Het zit meer in de procedure die pensioenfondsen al hebben”

Auteur: Diana Bom

In de serie interviews van leverancier en afnemers in de Loonaangifteketen, deze keer een gesprek met Lex Lagerveld, plaatsvervangend Directeur Uitvoeringsorganisatie van het Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C). Pensioenfondsen zijn grote en belangrijke afnemers van gegevens in de Loonaangifteketen. PH&C vervult een voorbeeldrol waar het gaat om de wijze waarop de administratie wordt gevoerd. Het pensioenfonds maakt namelijk volledig gebruik van de gegevens in de Loonaangifteketen voor het uitvoeren van de pensioenadministratie. Bovendien heeft PH&C al geruime tijd ervaring met het eerder aanleveren van loonaangiftes. Lex vertelt over de aanleiding en redenen om te kiezen voor deze manier van werken.

Lex Lagerveld, Pensioenfonds Horeca & Catering

“Wij hebben als PH&C de laagste kosten per deelnemer van alle pensioenfondsen. Dat komt onder andere door het gebruik van de Loonaangifteketen en de manier waarop we het hebben ingericht”

Hoe belangrijk zijn actuele gegevens voor het Pensioenfonds Horeca & Catering?

“De juiste premie op tijd binnen krijgen is van belang voor alle pensioenfondsen. Vervolgens het geïnde geld beleggen en zorgen dat we rendement maken. Het is natuurlijk ook van belang voor de werknemer in de sector Horeca en Catering. Een nieuwe werknemer krijgt bij actuele gegevens snel berichtgeving van ons over het feit dat hij nu bij ons pensioenfonds zit. Met name rondom het regelen van waardeoverdracht is belangrijk dat hij weet dat hij nu bij een nieuw pensioenfonds zit. Het kan ook van belang zijn in het geval van regelingen voor een nabestaandenpensioen. Bovendien vind ik het professioneler overkomen dat iemand die ergens nieuw gaat werken en van wie de premie inning direct start, zo snel mogelijk welkom wordt geheten door het pensioenfonds.

Wat in Horeca en Catering speelt is de veelvuldige wisseling van dienstverbanden en werkgevers, er is natuurlijk veel verloop in de sector. Dan is het handig dat we zo actueel mogelijk zijn. Mensen die ergens gaan werken en vrij snel weer stoppen moeten goed geïnformeerd worden. Meer dan 80.000 mensen stromen in- en uit in een jaar. Dus hoe actueler we zijn, des te minder lopen we achter de feiten aan.”

Welke gegevens uit de Loonaangifteketen ontvang je en welke gegevens lever je zelf?

“Pensioenfonds Horeca & Catering maakt volledig gebruik van de gegevens in de Loonaangifteketen voor de pensioenadministratie. Wij vragen verder geen gegevens op bij werkgevers of bij deelnemers. Wij baseren aanspraak van deelnemers op gegevens uit de Loonaangifteketen. We bepalen ook vanuit die gegevens de premie die we dan vervolgens innen bij de werkgever. Dus wij zijn vrijwel volledig afhankelijk van de Loonaangifteketen. Overigens deden wij al eerder aangifte voor de eigen medewerkers vóór het verzoek van de Belastingdienst als bijlage bij de aangiftebrief 2019. Wij dachten, we hebben die gegevens toch, dus dan maar ‘gelijk door’. Alles staat toch al digitaal. Wij hebben met grote volumes te maken, daar draaien wij onze handen niet voor om.”

Grote volumes?

“We hebben te maken met zo’n 30.000 werkgevers, circa 300.000 actieve deelnemers en 900.000 ‘slapers’ (mensen die ooit in de sector hebben gewerkt en recht hebben op een pensioen, maar niet meer werkzaam zijn in de Horeca of  Catering). Per jaar krijgen 40.000 mensen pensioenuitkering. We hebben relatief jonge deelnemers dus de verwachting is dat het aantal pensioengerechtigden zal stijgen. Overigens, bij het binnenkrijgen van de gegevens uit de Loonaangifteketen merken we wel dat eerder wordt aangeleverd. 30% Van de aangesloten werkgevers levert inmiddels eerder aan.

Eerst berekenden we premie op basis van een voorschot, maar daar zijn we dit jaar vanaf gestapt. Nu kijken we naar de werkelijke premie. Doen werkgevers bijvoorbeeld in mei aangifte, dan krijgen wij die gegevens de 8e juni binnen en op basis van die gegevens baseren we dan de premie. Rond de 15e weten wij dan: dit is de premie. En dan incasseren we aan het eind van de maand per incasso de premie van de werkgever. Dan zijn we erg actueel. Hoe meer werkgevers eerder aanleveren, hoe dichterbij we bij de bedrijfsvoering van die werkgevers zitten.”

Hebben jullie een unieke manier van werken als PH&C? 

‘’ Ja, wij zijn het enige fonds dat op deze manier werkt. Er zijn wel meerdere fondsen die gebruik maken van gegevens uit de Loonaangifteketen, maar zij gebruiken deze meer voor controle. Vaak zijn het achteraf controles op volledigheid en dat soort zaken. Wij zijn (nu nog) het enige fonds dat het op deze manier heeft ingericht.”

Ik denk overigens dat de gegevensset die in de Loonaangifteketen zit veel rijker is dan veel pensioenfondsen nu nog denken

Jullie zijn de enige die het zo doen. Wat is jullie afweging geweest om het op deze manier te doen?

“Die keuze hebben we gemaakt in 2006. Bij het PH&C was er onvrede over de kosten, het was te duur.  Daarnaast was er onvrede over de kwaliteit van de uitvoering die we hadden uitbesteed. We zeiden toen: dat gaan we zelf doen. En: als we het zelf gaan doen, baseren we ons op de gegevens in de Loonaangifteketen, al stond deze toen nog in de kinderschoenen. Wat we toen ook gedaan hebben, en daar zit de crux dat wij nog steeds de enige van de pensioenfondsen zijn die de uitvoering volledig baseren op de gegevens in de Loonaangifteketen, is dat wij toen hebben gezegd: maar dan baseren we de pensioenregeling zodanig als grondslag voor de premies op SV-Loon (sociale verzekering loon). Dat is een belangrijke voorwaarde geweest. Dat is ook de reden geweest dat er nu nog niet veel pensioenfondsen op deze manier werken. Bij pensioenregelingen zijn soms nog andere attributen nodig dan die in de Loonaangifteketen zitten.”

Jullie hebben dus een beperktere gegevensset nodig, conform de contracten die jullie hebben waardoor jullie de Loonaangifteketen kunnen gebruiken?

“Of het beperkt is weet ik niet, maar we maken in ieder geval gebruik van de gegevens die in de Loonaangifteketen zitten. Ik denk overigens dat de gegevensset die in de Loonaangifteketen zit veel rijker is dan veel pensioenfondsen nu nog denken. We hebben veel gesprekken met pensioenfondsen die zich afvragen: hoe doen jullie dat dan, dat zouden wij eigenlijk ook willen. Dus mijn verwachting is dat meerdere pensioenfondsen de komende jaren wel overstappen”.

Wat houdt hen tegen om nu al volledig gebruik te maken van de gegevens in de Loonaangifteketen, denk je?

“Veel pensioenfondsen denken dat de gegevens uit de Loonaangifteketen niet voldoende zijn om daarmee de volledige uitvoering  te kunnen doen. Tegenwoordig is het echt wel mogelijk om vanuit de gegevensset te komen tot een goede berekening. Niet in alle gevallen, maar ik denk dat er wel meer uit de gegevensset van de Loonaangifteketen is te halen.

Ook wij lopen weleens tegen beperkingen aan, maar wij redeneren altijd zo: als we 100 gevallen hebben en we kunnen er 90 makkelijk uit de Loonaangifteketen krijgen en 10 niet, dan doen we dat en die 10 bekijken we dan op een andere manier. En wat je bij andere pensioenfondsen wel ziet is dat ze daar erg tegenaan hikken, dat ze het nog niet compleet hebben. En ik denk dan: ja als je er 90 hebt dan heb je die vast te pakken. En die 10 dat komt dan wel. Het is een andere manier van het kijken naar het voeren van een administratie, daar komt het op neer.”

Je verwacht dat in de toekomst meer pensioenfondsen zoals jullie gaan werken?

“Als je pensioenregeling complex is en je hebt je gegevensinwinning  goed ingeregeld op een andere manier, dan moet je wel zeker weten dat het goed gaat als je overstapt naar de inwinning via de Loonaangifteketen. Dus dat het goedkoper is én sneller én handiger. Het is geen kleine operatie om in een keer de hele administratie vanuit een andere bron binnen te halen, dus dat heeft tijd nodig, een belangrijk aspect. En eigenlijk zou het mooi zijn als er ook pensioenfondsen zijn die met hun sociale partners overleggen en zeggen: laten we die regeling vereenvoudigen. Zodat we de gegevens gemakkelijker kunnen ontsluiten. Dat is ook nog wel een belangrijk aspect.  Daar is in de pensioenwereld nog veel te verdienen.”

Verwacht je, gezien het nieuwe pensioenakkoord, de sociale partners en de regelingen die er zijn, nog grote ontwikkelingen voor de pensioenfondsen?

“Nu er eindelijk een nieuw pensioenakkoord is, kan dat mogelijk consequenties hebben zoals voor een andere manier van registreren en pensioenregelingen die er anders uitzien.We merken dat wij als PH&C een voorbeeldrol vervullen voor de wijze waarop administratie wordt gevoerd. Wij hebben de laagste kosten per deelnemer van alle pensioenfondsen. Dat komt onder andere door het gebruik van de Loonaangifteketen en de manier waarop we het hebben ingericht. Bovendien hebben de sociale partners ervoor gezorgd dat de regelingen zodanig zijn dat we in ieder geval de gegevens uit de Loonaangifteketen kunnen gebruiken. En we hebben door de jaren heen de hele verwerking zo efficiënt gemaakt dat de kosten daardoor erg laag zijn, er komen nog maar weinig handjes aan te pas.”