Lex Lagerveld over de rol van afnemers binnen de loonaangifteketen

Door Menno Aardewijn

Meer dan 1400 organisaties in Nederland gebruiken voor de uitvoering van hun wettelijke taken gegevens uit de loonaangifteketen. Deze afnemers passen die gegevens toe bij onder andere de berekening van uitkeringen, het vaststellen van toeslagen, het maken van statistieken, enzovoort. Al deze afnemers, waaronder het UWV, het CAK, de Belastingdienst, de SNG, de SVB, het CBS, het IB, gemeenten en pensioenfondsen hebben die gegevens nodig voor hun dienstverlening aan burgers en bedrijven. Het zou rampzalig zijn als die gegevensstroom zou stoppen of niet zou voldoen aan de kwaliteitseisen die de samenleving daaraan stelt. Om dat belang veilig te stellen hebben meerdere afnemers zich georganiseerd in het Afnemersoverleg loonaangifteketen (AOL). Lex Lagerveld, plaatsvervangend directeur Uitvoeringsorganisatie bij het Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C), is de laatste 2,5 jaar op interimbasis voorzitter geweest van dit overleg. In dit interview vraag ik hem naar zijn ervaringen als voorzitter van het AOL, naar de ontwikkelingen binnen de wereld van de afnemers en, vanzelfsprekend, naar zijn loopbaan.  

Lex Lagerveld

Lex, om te beginnen, hoe ben je op die voorzittersstoel terecht gekomen?

Dat was eigenlijk nooit de bedoeling. Ruud van Es (Raad van Bestuur SVB) vervulde die rol, maar werd ziek. Ik werd gevraagd hem een keer te vervangen in het kernteam, het bestuurlijk overleg van de loonaangifteketen. Toen duidelijk werd dat Ruud langer afwezig zou zijn, bleef ik hem vervangen en dat werd uiteindelijk 2,5 jaar. Het was ook leuk en leerzaam, maar zoiets moet ook niet te lang duren. Toen we te horen kregen dat Ruud niet terug zou komen, hebben we een andere voorzitter gekozen. Sinds begin dit jaar vervult  Merijn Windemuller, directeur SNG, die rol.  

Je komt van PH&C, een organisatie die sterk verbonden is met de loonaangifteketen?

Klopt. De administratie van dit pensioenfonds is qua gegevens volledig gebaseerd op de loonaangifteketen. In een recent interview vanuit het project ‘Eerder aanleveren’ ga ik in op hoe wij dat als pensioenfonds doen, wat de voordelen daarvan zijn en welk belang we hebben bij actuele gegevens. Die bewust gekozen afhankelijkheid van de loonaangifteketen heeft echter ook een kwetsbare kant; het belang bij een goed draaiende keten is extra groot. Dit vraagt van PH&C een actieve rol om bij te dragen aan de continuïteit en de innovatie van de keten. Door te investeren in onder andere het AOL en als afnemers gezamenlijk op te trekken, reduceren we de risico’s en kunnen we meer invloed uitoefenen op gewenste ontwikkelingen binnen de loonaangifteketen.

Wil je iets over je loopbaan vertellen?

Ik heb lang bij PGGM gewerkt, de uitvoeringsorganisatie van het Pensioenfonds Zorg en Welzijn. In die periode heb ik mijn MBA gehaald. De laatste 5 jaar van dat dienstverband was ik verantwoordelijk voor de klantcontactorganisatie. Op een gegeven ogenblik dacht ik, als ik nog iets anders wil, moet ik het nu doen. Ik ben toen een aantal jaren als zelfstandig interim-manager gaan werken. Dat mondde uiteindelijk uit in een klus bij PH&C, waar ik Paul Braams weer ontmoette, een oud PGGM’er, die toen, en nog steeds, de algemeen directeur is bij PH&C. De organisatie had in die tijd besloten de uitbestede uitvoering van het pensioenfonds toch weer zelf te gaan doen. Dus er moest een hele administratie worden opgezet. Braams zocht iemand die in de complexiteit van keuzes ook nog rationeel denken kan, dingen plat kan slaan en terugdringen naar hapklare proporties. Hij vond dat ik dat wel kon doen en dus kwam ik als interimmanager bij PH&C binnen. Zo werkt het netwerk. Ik ben daar aan de slag gegaan en dat beviel zo goed, dat ik uiteindelijk toch weer in vaste dienst getreden ben. Het is een leuk bedrijf, niet te groot, ongeveer 140 mensen. Wat ook prettig is, is dat bij PH&C het bestuur niet gescheiden is van de uitvoering. We zijn nog een van de weinige pensioenfondsen die dat allebei doen. Het grote voordeel is dat beleid en uitvoering dicht bij elkaar liggen, er een zelfde doel is en er korte lijntjes zijn. We hebben geen andere klanten, we doen het slechts voor horeca en catering. Dat is voor mij fijn werken. Er is weinig politiek. Ik werk er inmiddels 10 jaar met plezier.  

Uiteindelijk ben je dus toch weer in de pensioenwereld terecht gekomen?

Inderdaad. In de periode van zelfstandigheid brak de crisis uit in 2008/2009. Dat maakte het lastig en ook niet makkelijk voor het zelfvertrouwen. Dan zit je opeens tegenover snotapen die je al te oud vinden, haha. Of je kan voor een tweede gesprek komen, omdat ze je in vaste dienst willen hebben. Het heeft mij geleerd voor mijzelf op te blijven komen. Het doel voor ogen te blijven houden en dan maar iets langer te zoeken, hoe lastig ook als er brood op de plank moet komen. Met steun vanuit het thuisfront ben ik toch doorgegaan. Ik ben in die tijd veel onafhankelijker geworden en dat is een beter uitgangspunt om, als het zich aandient, weer een vaste verbinding met een organisatie aan te gaan. 

Wat was precies je rol bij PH&C tot nu toe?

PH&C is de eerder uitbestede uitvoering weer zelf gaan doen, omdat dit goedkoper en veel beter kon. Toen ik daar kwam was de organisatie al opgezet, maar het moest wel efficiënter gaan werken. We hebben een ontwikkeling doorgemaakt, die je ook bij veel andere organisaties ziet. Het begon bij ‘de basis op orde’, wat vooral zat in het vernieuwen van de werkgevers- en deelnemersadministratie en de ICT die daarbij paste.
Toen dat eenmaal stond, kwam de klantgerichtheid en de dienstverlening naar de deelnemers en werkgevers veel meer centraal te staan. Dat was een belangrijke transitie. In die tijd heb ik 2,5 jaar wekelijks de ‘Schets van Lex ‘geschreven  waarin ik ten behoeve van de interne communicatie op een persoonlijke wijze in ging op dit gezamenlijke transitiesproces. Later zijn die schetsen, in totaal zo’n 130, in boekvorm uitgegeven; een aanrader.
De laatste jaren zijn we vooral bezig met stap drie: de digitalisering van het klantproces waarbij we vol inzetten op de interactieve portalen voor werkgevers en deelnemers. Nu alles staat, ben ik aan de slag gegaan met de gegevensinwinning, datakwaliteit en optimalisaties.  

En je zit al zo’n vier jaar bij het Afnemersoverleg?

Ja, maar niet als vertegenwoordiger van PH&C, want dat deed Jurjen Oostenveld al, maar als vertegenwoordiger van de Pensioenfederatie. Zo rond 2014 was er veel werk aan de winkel voor het AOL. De relatie met de loonaangifteketen moest verbeterd worden, vooral het contact met Gegevensdiensten. Verwachtingen moesten gemanaged worden en samenwerking worden opgezet. Afnemers zochten elkaar op en er werd gekeken naar uitbreiding van de gegevensset om het gebruik van de gegevens te verbreden. Het ging in die tijd nog vooral over de procestechniek, zoals de invoering van nieuwe systemen voor levering van gegevens door Gegevensdiensten. Daar zijn de laatste jaren grote stappen in gezet.
Op dit moment spelen er andere prioriteiten voor afnemers en oriënteren we ons als AOL op méér strategische doelen voor de lange termijn; op wat we als AOL willen bereiken en waar we voor willen gaan. Afnemers hebben binnen het ecosysteem van de loonaangifteketen een grote en verantwoordelijke rol. Wij hebben de directe contacten met de klanten. We evalueren hoe we die rol nu invullen en zijn met elkaar in gesprek over hoe we die verantwoordelijkheid in de toekomst op een excellente manier voort kunnen zetten en waar nodig kunnen verbeteren.

Wat zijn daarbij de belangrijkste thema’s voor het Afnemersoverleg?

De grote thema’s voor afnemers zijn kortgezegd: gegevenskwaliteit, gegevensactualiteit, gegevensgebruik en procestechniek. Nu de procestechniek en de gegevenskwaliteit een goede ontwikkeling hebben doorgemaakt, liggen onze doelen vooral bij het verhogen van de actualiteit van gegevens en een optimaal gebruik van gegevens die in principe beschikbaar zijn. Daar is onze invloed als afnemers nog onvoldoende geweest. Om daar echt succesvol in te kunnen zijn, vraagt dat om een andere strategische positionering van het AOL. En dat laatste ligt in eerste instantie bij onszelf.  

Waar denken jullie aan bij een betere positionering. Jullie zijn al vertegenwoordigd in het kernteam loonaangifteketen?

Dat is waar. Daar wordt ook goed naar elkaar geluisterd en gekeken hoe we ondanks de beperkingen toch samen dingen kunnen regelen. Denk aan eerder aanleveren ten behoeve van de actualiteit van gegevens. Als afnemers hadden we daarvoor liever een wettelijke basis gezien, maar dat zat er gewoon niet in. Uiteindelijk is er toch geld voor een project vrijgekomen. Het positioneringvraagstuk ligt ook meer bij onszelf, bij hoe wij ons zelf neerzetten, hoe we communiceren en met welke ideeën we komen. Het gaat er in eerste instantie om, dat we op alle bestuurlijke niveaus gezien worden als een serieuze gesprekspartner die de belangen behartigt van een groot aantal organisaties in Nederland; een gesprekspartner wiens mening er toe doet bij het zoeken naar oplossingen en innovaties voor de loonaangifteketen. Daar kom je niet door eens in de zoveel weken slechts wat af te stemmen; het vraagt om ondernemerschap van de afnemers zelf. 

Kun je een concreet voorbeeld geven?

Ik denk bijvoorbeeld aan een betere relatie met de ministeries.  De gegevensset uitbreiden ligt daar moeilijk, maar door met ze in gesprek te komen, kun je het daar over hebben. Dat doen we nu niet; we zijn te reactief, omdat we de weg niet weten. Daarom moeten wij ook initiatief nemen om de omgeving beter te leren kennen, om te weten wie de beslissers zijn, hoe de hazen lopen en hoe we daar dan op in kunnen spelen. De gewenste verandering vraagt om een pro-actiever AOL. Dat is de verandering ten opzichte van de afgelopen jaren. We kunnen vanuit onze verantwoordelijkheid meer invloed uitoefenen door een actievere rol te pakken binnen het ecosysteem en meer samen op te trekken met partijen aan de voorkant van de keten, de Belastingdienst, de softwareontwikkelaars en de inhoudingsplichtigen/ salarisadministrateurs. Samen kunnen we veel betere oplossingen bedenken of er in ieder geval sneller achter komen dat iets gewoon niet (direct) mogelijk is. Dus die verbinding moet gelegd worden, niet eenmalig, maar structureel. Veel meer samenwerken dus.

Hoe kijkt het AOL naar de besturing van de keten?

Dat is wel een punt waar we ook over nadenken. De afnemers staat een circulaire loonaangifteketen voor ogen, gebaseerd op de basis van gegevenslogistiek en principieel gescheiden van gegevensgebruik. In het huidige ketenmodel loopt dat nog door elkaar en dat maakt de keten kwetsbaar en inflexibel. Bij de Belastingdienst is de primaire taak de inning en dat is wat anders dan gegevens doorleveren of in een keten samenwerken. Het is heel knap als je dat samen kunt verenigen. Als er heel veel te regelen is om zaken binnen de eigen organisatie op orde te krijgen, dan is het heel begrijpelijk dat je dan minder oog hebt voor de keten. Wensen van de afnemers staan dan niet bovenaan, want natuurlijk gaat de schatkist van Nederland voor. Eigenlijk is het haast onwerkbaar voor de Belastingdienst om die twee dingen naast elkaar te doen.

Dat klinkt als een patstelling?

Als je er slechts naar blijft kijken wel. Daarom is het zinvol om daar eens als ecosysteem gezamenlijk over te spreken, alle standpunten te inventariseren en samen ideeën te vormen over een alternatieve besturing van de loonaangifteketen in de toekomst. We moeten nog veel meer vanuit ketens gaan denken en vanuit gegevens-logistieke principes. Samen op zoek gaan naar een ketenmodel dat minder kwetsbaar is, veel flexibeler en waarbij optimaal hergebruik van gegevens voor burgers en bedrijven centraal staat. Zolang het zelfstandige takenpakket van de uitvoerende organisaties teveel vervlochten is met het horizontale ketenproces zal de keten altijd kwetsbaar blijven, hoe sterk de wens tot samenwerken ook is, want aan dat laatste ligt het zeker niet.

Wat is samenvattend de toegevoegde waarde van het Afnemersoverleg?

Als het afnemersoverleg er niet zou zijn, dan gaat ieder voor zich zijn weg zoeken om zijn invloed uit te kunnen oefenen. Dan zal er veel vaker aangeklopt worden bij Gegevensdiensten en het ketenbureau of bij het ministerie. Want iedereen heeft zijn eigen vraagstukken. Bovendien ben je je stem kwijt in het kernteam. Doordat het afnemersoverleg er is, komt onze expertise en ervaringen bij elkaar, je kunt van elkaar leren, we kunnen  krachten bundelen in werkgroepen, zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van de kwaliteitsmonitor voor de gegevens. Samen zorgen we voor meer checks en balances op het loonaangifteproces, zijn we sterker en kunnen we meer invloed uitoefenen, als we daar ten minste effort op zetten. Ons belang is groot. We voelen ons verantwoordelijk voor een goed werkende keten die waarde toevoegt aan de samenleving. Het kost tijd, en vraagt geduld, maar het levert wat op. Vandaar dat we ons verenigd hebben en nu samen nadenken over de toekomst, strategische doelen van het AOL en het actieplan. En met het vuur, de energie en de visie die we hebben, gaat dat zeker lukken.