Ketensamenwerking in een veranderende tijd

Interview met Martin van der Lugt, directeur IV bij UWV Gegevensdiensten - Door Menno Aardewijn

Vijf jaar lang deelde Martin van der Lugt samen met de Belastingdienst het voorzitterschap van het lijnmanagersoverleg loonaangifteketen (LMO). Dit is het maandelijkse overleg tussen de Belastingdienst, UWV en het CBS waar de tactisch-operationele besturing van de loonaangifteketen plaatsvindt. Toen nog vanuit zijn functie als directeur Uitvoering bij UWV Gegevensdiensten. Sinds 1 juli heeft Martin een nieuwe functie als directeur IV bij Gegevensdiensten en heeft hij het stokje overgedragen aan zijn opvolger André den Hollander. In dit online interview blikt Martin terug op zijn ervaringen van de afgelopen vijf jaar.

Je bent zo’n 5 jaar één van de twee voorzitters geweest in het LMO?

'Klopt. Vanaf 2013 zat ik eerst in het LMO als manager Services en IV-regisseur bij Gegevensdiensten. In die tijd had het LMO nog méér dan 15 deelnemers. Ik nam deel, omdat ik vanuit UWV verantwoordelijk was voor de gegevensleveringen aan afnemers. In 2015 nam ik de rol van Diantha Croese bij UWV over, toen zij de ketenmanager van de loonaangifteketen werd. Daarmee werd ik ook één van de voorzitters van het LMO. Vanuit die rol heb ik met meerdere voorzitters te maken gehad aan de kant van de Belastingdienst. In de laatste periode met Henk Joosten, met wie ik altijd zeer prettig heb samengewerkt.'

©UWV
Martin van der Lugt

Hoe heb je het gedeelde voorzitterschap in al die jaren ervaren?

'Heel positief. Het is me goed bevallen om samen met mijn collega directeur van de Belastingdienst leiding te geven aan de loonaangifteketen. Je bent met drie partijen wettelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de keten. En het gedeelde voorzitterschap laat duidelijk zien, dat we er samen verantwoordelijk voor zijn. Daarnaast wisselde het voorzitterschap per vergadering. Hierdoor was ik soms zelf ook inhoudelijk deelnemer en dat vond ik prettig.'

Heb je het gedeeld voorzitterschap wel eens bij andere trajecten meegemaakt?

'Nee, alleen bij deze keten. Er is niet één partij of organisatie leidend, uiteindelijk is de keten de baas. Wij doen het voor alle afnemers van gegevens in de keten en gezamenlijk bepalen we wat belangrijk is.'

Wat heb je vooral nodig als voorzitter in zo’n keten?

'Een open en eerlijke houding en vertrouwen van de deelnemers. Anders kun je de bijeenkomst niet goed leiden. Je bent technisch voorzitter en vanuit die rol geef je iedereen de ruimte. Het gaat er om dat de vergadering in goede banen wordt geleid en we met elkaar de juiste beslissingen nemen.  Als LMO zijn wij verantwoordelijk voor het goed functioneren van deze mooie keten.'

Zitten er ook lastige kanten aan zo’n gedeeld voorzitterschap?

'Er zijn zaken waarbij je een duidelijk gemeenschappelijk belang hebt. Die gaan over het algemeen goed. Wat ik lastig vond waren de discussies met de externe ketenpartners over de gewenste verbeteringen binnen het ketenproces. Denk hierbij aan de BSN-verificatie, het digitaal terugkoppelen of het uitbreiden van de gegevens set. Daar hebben we voor mijn gevoel gezamenlijk nog te weinig zichtbare stappen gezet.'

Kun je dat toelichten?

'Wat je ziet, is dat beide organisaties (BD en UWV) heel druk zijn met wettelijke verandertaken, met een technische schuld die ingelost moet worden (lees: achterstallig onderhoud van systemen) en met de nodige budgettaire besparingen. Dat zijn de dringende zaken die altijd prioriteit krijgen zoals complexe wet en regelgeving, die veel verander capaciteit vragen. Andere zaken worden dan als nice to have’s beschouwd en daarmee niet als direct noodzakelijk voor het algemeen belang. Daardoor krijgen sommige zaken een lagere prioriteit, met als gevolg dat het op de lange baan geschoven wordt. Dat is niet goed. We moeten namelijk ook vooruit blijven denken over de toekomst van de keten en die verbeteringen en innovaties niet vergeten. Daar moet je als voorzitter voortdurend aandacht voor vragen. Het is opereren in een complex spanningsveld, waarbinnen de uitkomsten soms niet uit te leggen zijn.'

Is vooruit kijken naar de toekomst niet lastig in deze veranderende tijd?

'Zeker, maar dat geldt voor alle ketenpartners. We worstelen daar allemaal mee. We willen veel doen, we nemen initiatieven om te innoveren, maar het zakt dan ook weer weg. Dat heeft met de eerder genoemde zaken te maken en nu ook met de pandemie. Aan de andere kant doen we het ook gewoon goed in de keten. Deze draait als nooit tevoren en daar mogen alle betrokkenen trots op zijn. Wij weten ook uit ervaring dat alleen op een huis passen niet voldoende is. Er moet méér gebeuren wil je klaar zijn voor de toekomst. De wensen van onze externe ketenpartners binnen het ecosysteem van de keten kunnen we niet zomaar naast ons neer leggen. De keten biedt nog veel mogelijkheden om op te pakken. De bestuurlijke aandacht daarvoor blijft óók in deze stabiele fase van de keten van groot belang.'

Is die aandacht aanwezig?

'De aandacht is zoals gezegd vooral gefocust op de wettelijke veranderingen en het inlossen van de technische schuld. En daarmee hebben we de afgelopen jaren al veel bereikt. Kijk naar wat de gegevens uit de keten voor Nederland betekenen; denk aan de voor-ingevulde aangifte en aan alle regelingen die we met behulp van die gegevens kunnen uitvoeren: de WTL, de PDWW en niet te vergeten de NOW. Zonder de gegevens uit de loonaangifteketen was de NOW-subsidieregeling niet mogelijk geweest. Dat wil echter niet zeggen dat de keten niet nog beter georganiseerd kan worden, of dat innovaties niet meer van belang zijn. Het blijft belangrijk om op alle niveaus de toekomst van de keten gezamenlijk te blijven verkennen.'

Gebeurt dat ook?

'Alle betrokken partijen denken over die toekomst na. Er spelen echter veel belangen en het is niet simpel om tot een gezamenlijke visie en aanpak te komen. In principe kun je elk model voor de keten bedenken, maar we moeten ons blijvend afvragen wat we daarmee oplossen. We leven in een tijd van allianties en netwerken, waarin organisaties gedwongen zijn om het samen te doen omdat je in je eentje niets meer bereikt. Dat is soms heel complex en regelmatig zeer confronterend, maar daar moet je met elkaar doorheen. We moeten niet in de kramp schieten als het niet meteen lukt of het dan maar weer helemaal anders te willen doen, want dat gaat niet werken. Kortom, het loont om vooruit te blijven kijken, om door te gaan op de ingeslagen weg en de spirit erin te houden.'

Het heeft de loonaangifteketen toch nooit aan ‘spirit’ ontbroken?

'Dat is waar. Ik weet nog dat ik in 2013 voor het eerst zo’n tweedaagse conferentie van de keten bezocht. Natuurlijk had ik gehoord over de aanvankelijk moeizame samenwerking in de keten en was ik enigszins sceptisch over wat ik zou aantreffen. Wat mij echter is bijgebleven, is dat ik tot mijn verbazing geen onderscheid kon maken tussen mensen van de Belastingdienst, UWV of CBS. Ik zag allemaal betrokken enthousiaste mensen die aan de ontwikkeling van de keten werkten, hard meedachten en als één intelligentie opereerden.'

Heb je dat gevoel nog steeds?

'Jazeker, tot op de dag van vandaag. We moeten alleen attent blijven dat we de wensen vanuit het ecosysteem van de keten niet structureel negeren. Als wij te weinig oppakken c.q., dan haken ze op den duur af. Dan krijgen ze het gevoel niet serieus genomen te worden. Daar ligt een groot risico voor de keten. Daarom juich ik het initiatief van het Afnemersoverleg (AOL) ook toe om zich strategisch beter te gaan positioneren. Dit om zo meer invloed op de ketenontwikkelingen te krijgen en meer als platform te opereren.'

Hoe houd je mensen betrokken in deze veranderende tijd?

'Het is een gegeven dat dingen die goed gaan minder aandacht krijgen. Dat is een risico. De uitdaging die we in de keten hebben is: hoe zorgen we ervoor dat we elkaar als ketenpartners niet verliezen in de komende periode. Hoe houden we elkaar sterk en houden we de relatie in stand. Hoe kunnen we kort blijven schakelen en elkaar helpen. Laten we ermee beginnen die betrokkenheid met elkaar te bespreken.'

Wat betekent de pandemie voor die betrokkenheid?

'Dat helpt niet mee, omdat je elkaar veel minder ziet. Om de vergelijking met een huis nogmaals te gebruiken, we bewaken het huis nu vooral op afstand, online via onze laptops. Dat geldt ook voor het LMO-overleg. Veel gebeurt via beeldbellen, MS Teams, Webex, of via schriftelijke rondes. Dat is niet ideaal. Voor mij is het essentieel voor de verbinding en de spirit in de keten om elkaar regelmatig te zien. Het gaat niet alleen om inhoud en procesafspraken; dat lukt wel online. Het gaat bij ketensamenwerking vooral ook om goede relationele verstandhoudingen en een coöperatieve mindset. Om die online goed te onderhouden is niet altijd even makkelijk. We kunnen elkaar beter vinden, helpen en ondersteunen, wanneer we echt bij elkaar zitten. Dan heb je een ander gesprek. Zo ook in mijn nieuwe functie. Alle kennismakingsgesprekken met mijn managers heb ik persoonlijk en niet online gevoerd. En als het niet op kantoor kon, dan hadden we het gesprek in een café op anderhalve meter afstand. Ik wilde de allereerste keer gewoon niet kennis maken via een beeldscherm.'

Blijf je vanuit jouw nieuwe functie betrokken bij de loonaangifteketen?

'Ja, vanuit mijn nieuwe functie als IV-directeur. Ik blijf deelnemer in het LMO als counterpart van Maarten Visser die de IV-rol vanuit de Belastingdienst vervult. Maar wel vanuit een andere rol dus. Voor een deel moet ik zaken loslaten waar ik natuurlijk wel even aan moet wennen.'

Had je geen behoefte om eens echt iets heel anders te gaan doen?

'Nee. Ik vind de keten nog steeds één van de mooiste plekken om bij te mogen acteren. Nu vanuit een andere rol. Wie kan nu zeggen dat hij als mede-eigenaar van de keten invloed kan uitoefenen op zoiets belangrijks voor Nederland. Denk weer even aan de NOW-regeling. Ik werd op zondag 15 maart gebeld door beleidszaken (SBK) van UWV. Die zaten op dat moment bij het ministerie van SZW. In verband met de pandemie was er sprake van een totale lockdown. De vraag was: wat kunnen we doen voor alle werkgevers en werknemers om een hoge werkloosheid te voorkomen? We zijn direct met een aantal specialisten naar de Polisadministratie gaan kijken en toen hebben we binnen drie weken de NOW-regeling uit de grond gestampt. Dat was alleen maar mogelijk, omdat de gegevens in de Polisadministratie kwalitatief goed en actueel zijn. Het is toch prachtig, om daar aan mee te mogen werken.  Om de NOW regeling goed uit te voeren moesten we ook snel over specifieke gegevens van de Belastingdienst beschikken. Daar wij, mede vanuit de LAK, een zeer goede relatie met de Belastingdienst hebben konden we snel over deze gegevens beschikken. Dit is ook weer een mooi voorbeeld hoe goed de samenwerking onderling is.'

Je bent echt trots op de loonaangifteketen?

'Zeker. Ik vind het ook geweldig om zo nauw met de Belastingdienst en het CBS te kunnen samenwerken. Vooral aan de kant van de Belastingdienst gebeurt er veel. Heel veel betrokken en deskundigen medewerkers die voor een aantal grote uitdagingen staan. Ik herken heel goed de fase waarin zij nu zitten. UWV heeft ook wel eens in dat vaarwater gezeten. Zelf heb ik me altijd zeer welkom gevoeld bij de Belastingdienst en we hebben samen in de keten veel bereikt. Ik ben best trots dat ik door mijn rol ook een beetje in hun wereld mag meekijken en daar misschien iets in kan betekenen. Ik heb er veel van geleerd. Daarom vind ik het ook belangrijk dit samenwerkingsband voor de toekomst te behouden.'

Wat is tot slot het mooiste dat je in de keten hebt meegemaakt?

'Er zijn veel mooie momenten. Het succes van de voor-ingevulde aangifte. Dat we dat kunnen bieden in Nederland is toch prachtig. En het tweede is toch wel de ASAP-Award die we voor onze ketenaanpak hebben gewonnen. De internationale waardering en erkenning van derden van hoe wij die keten besturen en wat we op het gebied van de publieke/private samenwerking hebben bereikt. We zijn ons daar vaak te weinig van bewust. En laat ik tenslotte niet het Forum Salaris vergeten, dat zich zo goed ontwikkelt. Ook dat begon met een klein maar enthousiast ontwikkelteam van salarisprofessionals en het ketenbureau en kijk eens waar ze nu staan. Dat liep aanvankelijk zeker ook niet gemakkelijk. Echter door de goede samenwerking tussen de Belastingdienst, UWV en de salarisprofessionals is er, door alle weerstanden heen, toch iets moois neergezet. Met de juiste spirit kan het dus nog steeds.'