De OSWO-man

Door Menno Aardewijn

In het ecosysteem van de Loonaangifteketen spelen salaris-softwareontwikkelaars een cruciale rol bij het aangifteproces van inhoudingsplichtigen. Jaarlijks zorgen zij ervoor dat de salaris-softwarepakketten van werkgevers volgens de nieuwe wet en regelgeving rond de loonaangifte zijn aangepast.

Eén van die grote salaris-softwareontwikkelaars is ADP Nederland (Automatic Data Processing) een dochter van een wereldwijd opererende dienstverlener op het gebied van HR en salaris. Een ADP-er die als geen ander zijn stempel op de Loonaangifteketen heeft gedrukt is Jan Smits, de kennismanager Wet- en Regelgeving bij ADP. Smits was niet alleen vanaf dag één van de Loonaangifteketen het eerste aanspreekpunt vanuit ADP, maar ook jarenlang de voorzitter van het klankbord OSWO (Ondersteuning Software Ontwikkelaars), een overleg tussen de Belastingdienst, UWV en de softwareontwikkelaars dat enkele jaren na het begin van de Loonaangifteketen in het leven is geroepen. Door die rollen werd Jan een bekend gezicht binnen de Loonaangifteketen en een belangrijke ketenspeler. In november interviewde ik hem, vergezeld door Arnoud Okkinga (business analist bij UWV Gegevensdiensten), in de boardroom van ADP in Rotterdam. Eind dit jaar gaat Smits met pensioen. Voor ons een goede reden om hem nog eens te vragen wat hij in al die jaren bij de Loonaangifteketen heeft meegemaakt en of hij voor de keten nog wensen heeft die hij in de nabije toekomst graag in vervulling ziet gaan.

Jan Smits

Allereerst Jan, hoe gaat het met je gezondheid?

Nou ja, ik ben weer aan het werk, nadat ik een tijdje terug een lichte tia heb gehad. Ik kon opeens even niet meer praten. Daar ben ik wel van geschrokken. Veel mensen dachten waarschijnlijk, ‘ha, fijn dat Jan niet meer kan praten’, maar het is, helaas voor hen,  teruggekomen, hahaha! Dus het gaat goed en ik pak de draad weer op. Ik doe nog rustig aan, sport weer en ben dankbaar voor de steun die ik heb ontvangen.

Fijn om te horen. Je gaat binnenkort met pensioen en daarom willen we nu graag met je terugblikken op je ervaringen bij de Loonaangifteketen.

Ik werk daar graag aan mee. Hoe het allemaal is ontstaan en hoe we nu bezig zijn. Ik ben er vanaf het begin bij betrokken geweest. En, ik moet zeggen, ik kan niet anders dan tevreden zijn met wat we bereikt hebben. Ik wil natuurlijk altijd meer, zo zit ik in elkaar. Kijk, de IKB (Individueel Keuze budget), de IKV (Inkomstenverhouding) en de controle op de BSN (Burger Servicenummer) dat zijn natuurlijk nog mijlpalen die snel bereikt moeten worden. Wel jammer, dat ik dat niet meer actief kan meemaken.

Kun je een korte schets geven van je carrière?

Toen ik jong was, kon ik nog weleens een recalcitrant mannetje zijn. Dat hebben jullie wellicht nog weleens gemerkt bij vergaderingen, haha. Ik kom uit de tijd van de Rolling Stones en de Beatles, de tijd van de lange haren. Op school ging het niet zo geweldig en toen zei mijn vader: ‘nu ga je maar werken’. Inmiddels ben ik bijna 50 jaar in loondienst. Tussendoor heb ik veel in de avonduren geleerd tot en met SPD en later ICT bij Volmac/Cap Gemini. Ik heb in die tijd bij verschillende bedrijfstakken gewerkt als boekhouder en hoofd boekhouding. Uiteindelijk ben ik bij een accountancykantoor terechtgekomen waar ik zo’n tien jaar ben gebleven. Daar werd ik gevraagd tijdelijk de boekhouding te doen voor een bedrijf dat verhuisde en zijn boekhouder kwijt was geraakt. Dat ging toen nog allemaal met de hand en ik zag dat dit heel anders kon. We gebruikten bij ons eigen kantoor een AS 400 van IBM waarmee we de administratie deden en via subnummers kon dat ook voor klanten ingezet worden. En toen dachten ze bij dat accountancykantoor: ‘hé daar zit geld in’. Ik heb toen met een collega een serviceafdeling opgezet onder andere gericht op het ondersteunen van salarisadministraties. In eerste instantie ontwikkelden we die service via ADP waar we klant waren en naderhand via een eigen programma. Het accountantskantoor werd uiteindelijk opgekocht door Ernst & Young, waarna ik bij ADP terecht ben gekomen. Inmiddels werk ik daar 33 jaar. 

Waar begon je mee bij ADP?

Ik ben binnengekomen als servicemedewerker voor de salarissen. Ik begeleidde de klanten bij het opstarten van hun administraties. Maar ik wilde meer. Ik zag wat onvolkomenheden in de programmatuur dus ik schreef memo na memo voor verbeteringen en in 1988 werd ik door het hoofd productontwikkeling gevraagd of ik niet voor hem wilde werken. Dat deed ik en toen mocht ik natuurlijk meteen mijn eigen memo’s oplossen. Bij Volmac heb ik toen allerlei cursussen gevolgd voor de ICT-kennis en projectleiding. Vanaf dat moment ging het er in mijn werk dus volledig om onze programmatuur passend te maken voor klanten.

Voor welke markten werkte je toen?

Ik heb een aantal grote implementaties gedaan onder andere bij de Nationale Omroepen, Fokker, Stork, dat waren grote trajecten. Daar zat ik in als informatieanalist. Uiteindelijk kwamen we ook bij bedrijfsverenigingen zoals het GAK (Gemeenschappelijk Administratie Kantoor) een van de voorlopers van het UWV. De vraag naar de informatiediensten van ADP werden steeds groter.  Ik ben toen gevraagd om met een collega een afdeling relatiebeheer op te richten en daar werk ik nu vanaf 1996, nog steeds in mijn huidige functie.

Vanaf die dag loop ik als relatiebeheerder bij iedereen rond en probeer ik de opgedane kennis en ervaring met iedereen voor wie dat belangrijk kan zijn, te delen. Ik heb nu alleen instanties in mijn portefeuille; contacten met derde partijen is mijn verantwoordelijkheid. Sociale zaken, Financiën, Belastingdienst, UWV, alle pensioenfondsen. In die netwerken probeer ik iets voor het ADP en mijn bedrijfstak te betekenen.

Hoe ging dat?

Dat liep in het begin nog niet zo lekker. De verandering kwam pas toen de toenmalige bedrijfsverenigingen die bij het GAK aangesloten waren met GIS begon. GIS stond voor ‘Geïntegreerde Informatie Stromen’. Dit speelt in de 2e helft van de 90er jaren. We hebben toen bij 5 van de 26 bedrijfsverenigingen van het GAK een proef gedaan met het aanleveren van een Melding Bedrijfsvereniging op basis waarvan het voor het GAK dan mogelijk was om premienota’s en dergelijk vast te stellen. Dat ging toen nog met tapes en cassettes. Aart Hogendorf, die naam mag best genoemd worden, is na de UWV-vorming vanuit het UWV begonnen met de ‘Herenakkoorden’. Dat was een voortzetting van GIS waarbij ook fiscale gegevens voor de Belastingdienst werden meegenomen. Later is Financiën daarop ingesprongen en heeft de Belastingdienst het naar zich toegetrokken. Zo zijn we in het prille begin aan de Loonaangifteketen gaan werken.

Je was van af het begin bij de Loonaangifteketen betrokken?

Ja, we zijn er vanaf 2002 zijn mee bezig geweest. De eerste bijeenkomst was een Poolse landdag. We zaten met 50, 60 man van Belastingdienst, UWV, pensioenfondsen en softwareontwikkelaars. Wij probeerden de Loonaangifteketen toen op te zetten. Daarna vergaderden we 1x in de 2 maanden. Dat wil zeggen, we mochten aanhoren wat de instanties te zeggen hadden. We hadden als softwareontwikkelaars nog niets in de melk te brokkelen. Het was gewoon een dictaat:  ‘gij zult’. Zo zijn dan van lieverlee de specificaties ontstaan en zijn we aan het werk gegaan. En in 2006, een jaar later dan gepland, zijn we met de Loonaangifteketen in de lucht gegaan. In het begin verliep dit niet erg voorspoedig. Dat is bekend. In 2008 hebben we na de Integrale Probleem Analyse (IPA) een schoningsactie gehad en sindsdien is het gaan lopen. Een van de redenen was dat het klankbord OSWO werd opgericht: een vast overleg voor de samenwerking tussen de softwareontwikkelaars, Belastingdienst en UWV. Via dat overleg konden we helpen en meedenken. Met het klankbord OSWO gaat het steeds beter. We hebben diverse werkgroepen die onderwerpen voorbereiden, we krijgen adviesaanvragen van zowel de Belastingdienst en UWV als uit de Kamer van: ‘jongens wij denken daaraan, is dat technisch mogelijk’. En dan geven wij als softwareontwikkelaars onafhankelijk van elkaar onze mening. Meestal is het antwoord dat het technisch wel mogelijk is, we gaan tenslotte ook naar de maan. Techniek is niet zo het probleem. De vraag is meer of de voorstellen praktisch zijn en passen binnen de bestaande administratieve realiteit. Ze moeten geen dingen vragen die er niet zijn. Ik zeg weleens: ‘de schoenmaat zit niet in de administraties’. Behalve in de bouw dan.

Kun je zo’n praktisch probleem noemen?

Neem zo’n adviesaanvraag over werklocatie. Ik herinner me dat werklocatie een verzoek was vanuit het CBS en dat via het Afnemersoverleg Loonaangifteketen, het AOL, een wijzigingsverzoek was ingediend. Het is aan de voorkant door ons besproken. We kwamen tot de conclusie dat het te complex en niet praktisch is. Kijk, bij sommigen beroepen is dat helemaal geen punt. Mensen voeren hun functie uit op één plek. Echter, neem mijn functie: mijn werkplek is in de basis hier, maar ik ben meestal ergens in het land, dus met mijn gegevens is het veel lastiger. En denk eens aan de bouw? Daar werkt men steeds op een andere plaats. Technisch is het dus allemaal wel mogelijk, maar je moet ook de praktische kant daarin meenemen. Het is te complex en onuitvoerbaar vanuit ons perspectief. Dat is dan ons antwoord, dat niet altijd het gewenste antwoord  is.

Heb je nog andere voorbeelden?

De uniforme loonstrook is ook weer zoiets. Dat willen de grote gemeentes wel, UWV ook, maar dat is gewoon onbegonnen werk. Met argumenten proberen we dat keurig duidelijk te maken. We zullen nooit roepen dat iets niet kan en voor de rest niets doen. We zullen altijd proberen mee te denken. Soms is het gewoon niet met de bestaande praktijk te combineren. De softwareontwikkelaars hebben de argumenten gegeven om er niet aan te beginnen. Het wordt te groot en daarnaast heeft iedereen zijn eigen identiteit. Iedereen heeft zijn eigen loonstrook met zijn eigen lay-out. Ik vergelijk het vaak met pakken. Je hebt verschillende soorten pakken: Duitse pakken zijn ruim, de Italiaanse zijn strak en de Engelse zijn degelijk. Zo zitten wij ook in elkaar en de klant maakt zijn eigen keuze. Sommige dingen kun je niet simpelweg standaardiseren, hoe efficiënt het theoretisch ook lijkt. Een ander voorbeeld dat zeer complex is, is het IKB (Individuele Keuze Budget). Over wat dat in de praktijk voor het administreren betekent, daarover hebben de beslissers veel te weinig nagedacht.

Toch heb ik de indruk dat er tegenwoordig veel beter naar jullie inbreng wordt geluisterd?

Dat klopt. We komen met alle partijen steeds meer on speaking terms. Het gaat er ook om dat we tijd voor elkaar maken. Begin 2018 zijn we bij het ministerie geweest en hebben we eens uitgelegd hoe het allemaal werkt.  Er waren daar toen van diverse departementen mensen bij, bijna allemaal jonge mensen die het nut van samenwerking zien. Dat hebben we in het verleden wel anders meegemaakt. Ik ben blij, dat we die opening hebben gevonden en het bewijst zich ook. Ze zien onze bijdrage en bijvoorbeeld Sociale Zaken klopt nu in een vroegtijdig stadium bij ons aan en betrekt ons bij lopende zaken.

Ook het ketenbureau Loonaangifteketen is voor ons actief en dat helpt. De ketenmanager Diantha Croese begrijpt ons en heeft een netwerk en ingangen die wij niet hebben. Zij kijkt vanuit het hele ecosysteem van de Loonaangifteketen en niet alleen vanuit Belastingdienst, UWV of de departementen. Ze ziet de toegevoegde waarde en de rol van de softwareontwikkelaars en brengt die belangen en kennis ook in beeld bij anderen.

Kijken de andere softwareontwikkelaars ook zo tegen de ontwikkelingen aan?

Ik denk het wel. Tijden veranderen. Er ontstaan steeds meer samenwerkingsverbanden. Dat vraagt een andere opstelling. Ook tussen de softwareontwikkelaars zelf speelt dat. Je kunt dingen beter oplossen met samenwerking dan met tegenwerking. In het verleden waren we concurrenten. Vroeger als ik een brief kreeg van een concurrent en men zag dat op mijn bureau liggen, dan werd ik daar intern soms hard op aangesproken: ‘Wat ben jij aan het doen?’ En dan zei ik ‘we zijn samen dingen voor elkaar aan het uitzoeken en dat is mijn werk daar moet je je niet mee bemoeien’. Dat zei ik ook tegen mijn manager. Want wat dat betreft heb ik een grote mond. Door die samenwerking werden het op den duur concullega’s. Het verschil was dat we met elkaar in gesprek waren, begrepen dat we voor dezelfde uitdagingen stonden en dat we met elkaar dingen voor elkaar konden krijgen die anders niet zouden lukken. Als voorzitter van het klankbord OSWO sprak ik iedereen aan als collega. Zeker in de werkgroepen. Sommige mensen van andere softwareontwikkelaars zag ik vaker dan mijn eigen collega’s. En dan ga je ook veel meer in vertrouwen met elkaar om.

Hoe vulde je de rol van voorzitter van OSWO in?

Je moet natuurlijk onpartijdig en onafhankelijk zijn. Een van de softwareontwikkelaars heeft eens gezegd dat hij mij in die voorzittersrol nog nooit met een ADP-pet op hadden zien zitten. Dat moet ook, anders krijg je geen positie. Bovendien heb ik het voordeel dat ik op redelijk veel markten thuis ben en veel ingangen en netwerken ken. Ik ben boekhoudkundig opgeleid met mijn SPD, heb zo’n 40 à 50 jaar ervaring in de salariswereld.  Daarnaast heb ik ervaring in de automatisering en met relatiebeheer. Het lobbyen en bemiddelen heb ik in de praktijk geleerd. Wat denk ik ook belangrijk is, is dat ik niet het onderste uit de kan wil hebben.  Sommigen hebben dat wel, maar dat werkt meestal niet.

Wat was de leukste ervaring die je met de Loonaangifteketen hebt meegemaakt?

Dan kom ik toch op de Eenduidige Loonaangifte, ELOA. Dat was een overwinning voor de softwareontwikkelaars. Dat we na lang debatteren en argumenteren UWV, de Belastingdienst en de ministeries konden overtuigen, dat datgene wat ze wilden niet het juiste was. Hun systematiek zou zorgen voor heel veel aanpassingen van de bestaande administraties. De manier van aanleveren en de manier van gegevens verantwoorden stond lijnrecht tegenover de gegevens waarover we beschikken en die een salarisadministratie vastlegt. De risico’s voor een niet juist functionerende Polisadministratie waren groot, met mogelijke gevolgen voor de uitkeringsberekening. En ELOA was van de baan. Er werd eindelijk geluisterd

Nou ja, dan vraag ik ook maar naar het dieptepunt?

Ik heb er twee. Dat we na zeker 5 of 6 jaar nog steeds geen verificatietool voor de BSN hebben. Onbegrijpelijk. En dat we nog steeds niet weten hoe we het individueel keuzebudget correct en goed in de Loonaangifteketen willen verwerken ten behoeve van rechtmatige uitkeringsverstrekking. Ik had eigenlijk gehoopt dat we deze zaken hadden afgesloten voor mijn vertrek. Daar liggen enkele uitdagingen voor de toekomst.

Wat zou er moeten gebeuren?

Voor IKB dat men ook hier beter gaat luisteren naar de ervaringen en kennis van de softwareleveranciers en de salarisadministrateurs. Wij weten wat we binnen krijgen en hoe IKB werkt, maar ook hoe je de juiste gegevens er uit krijgt om een uitkering vast te stellen. En als de gegevensset daarvoor een beetje moet worden aangepast is dat geen enkel punt. Hoe simpel is het. Wij hebben zoveel gegevens en of we er nou honderd doorgeven of tweehonderd doorgeven, dat maakt voor softwareontwikkelaars geen bal uit, want het gaat toch allemaal automatisch. Wanneer dringt dat nu eens door?

En wat betreft die BSN-verificatietool, daarover moet Binnenlandse zaken nog maar eens goed nadenken en gewoon zorgen dat het tot stand komt. Wij kunnen daarbij helpen. Het is absoluut geen technisch vraagstuk.

Hoe kijk je naar het programma eerder aanleveren?

Actuele gegevens zijn steeds belangrijker. De softwareontwikkelaars hebben geadviseerd dat als “eerder aanleveren” een grote kans van slagen wil hebben, de wet moet worden aangepast. Daar willen de instanties echter voorlopig nog niet aan beginnen. En dan kan het even gaan duren.

Verder zal de Belastingdienst de procedures en de technische infrastructuur voor het ontvangen van de aangiftes moeten aanpassen. Wat ook speelt is dat men bij de inhoudingsplichtige goed duidelijk moet maken, dat aangeven en betalen niet aan elkaar gelijk zijn, want dat is nog onvoldoende doorgedrongen. En tenslotte zal men er genoegen mee moeten nemen dat bepaalde groepen inhoudingsplichtigen hun werkprocessen niet willen of kunnen aanpassen. Die zaken spelen allemaal mee om het tot een succes te maken.

Heb je nog één wens voor de verdere toekomst van de Loonaangifte?

Geef de softwareontwikkelaars in vertrouwen de LAK-controles: gooi ze open, maak het transparant en laat deze inbouwen. En een tweede wens is wel, dat er twee separate records bij komen. Eén voor de pensioenfondsen en één voor de verzekeringsmaatschappijen. Alles in één stroom, het kan.

En heel binnenkort dus met pensioen. Wat ga je na zo’n rijk werkleven doen? Of eerst maar even een jaartje niets?

Nou helemaal niets doen zal er niet inzitten. Ik heb een aantal dingen die ik moet doen. Ik ben net verhuisd en daar moet nog wel wat gebeuren. Van het voorjaar ga ik met de voor- en achtertuin aan de slag. En opa spelen dus voor de zoon van mijn dochter en voor de kinderen van mijn zoon. Ik zal dus wat vaker langs de sportvelden (tennis- en voetbalvelden) te vinden zijn.

Verder blijf ik de contractbeheerder van de plaatselijke voetbalvereniging Spijkenisse. Voor de businessclub houd ik de contracten met de sponsoren bij en doe ik de facturatie. Verder sport ik regelmatig. Hardlopen, fietsen en tennissen. En dan natuurlijk het reizen, waar nu echt tijd voor komt. Binnenkort weer even naar de zon.

Natuurlijk blijf ik het vak wel in de gaten houden en blijf ik lezen over alles wat er speelt. Wellicht dat ik op termijn nog wel wat klusjes ga doen. Het is een kwestie van bijblijven en het fijne is dan dat je volledig onafhankelijk bent. Als er een beroep op je wordt gedaan, kun je iets uit eigen ervaring doen. Ik zie wel hoe het loopt, eerst nog een paar weken werken, haha.