Ambitie in administratie

LAK-interview met Miranda van Mook, directeur bedrijfsvoering Quoratio BPO (Business Process Outsourcing) & Services

Op 30 januari 2018 gingen Paul Vincken en Menno Aardewijn van de loonaangifteketen op pad voor een interview met Miranda van Mook, directeur bedrijfsvoering van Quoratio. Zij nam hen mee in de ontwikkelingen die het bedrijf én het vakgebied de afgelopen decennia hebben doorgemaakt. Het werd een interview waarin het stoffige en niet erg inspirerende beeld van de klassieke ‘administrateur’, een verfrissende en gerechtvaardigde correctie ondergaat. De administratieve professional van vandaag de dag heeft duidelijk een ander jasje aangetrokken.

Interview met Miranda van Mook

Miranda, om te beginnen, wat is Quoratio voor bedrijf? 

“Quoratio is een intermediair op het administratieve vlak. Administraties vormen de ruggengraat van elke organisatie. Of het nu de HR- en salarisadministratie, de financiële- of de zorgadministratie is. Door wijzigingen op het gebied van wetgeving en automatisering veranderen die administraties voortdurend, wat vaak tot complexe vraagstukken leidt. Veel werkgevers vragen daarbij ondersteuning. Quoratio speelt op die vragen in en biedt hen daarvoor de mensen met de juiste expertise en vaardigheden.”

Hoe is Quoratio ontstaan?

“Quoratio is gestart in 2000. De oprichters hadden een visie op waar het naartoe zou gaan met de salarisadministratie. Zij voorzagen andere competenties en een ander profiel voor de salarisadministrateur van de toekomst. De ambitie was deze op te leiden op hbo denkniveau en op vaardigheden te trainen die tegemoet komen aan de eisen van de tijd. Het oude profiel werd gekenmerkt door met name focus op het eigen domein, vooral op het ‘doen’. Wat in het algemeen - uitzonderingen daargelaten - ontbrak was de nieuwsgierigheid, de helikopterview en de ambitie om te kijken hoe de administrateur echt het verschil kon maken. Er was een transformatie nodig naar adviseurschap en naar een gesprekspartner voor het management.”

                                                   Van mankracht naar denkkracht

Hoe heeft Quoratio die verandering vormgegeven?

“Quoratio is jonge mensen gaan werven met minimaal hbo werk- en denkniveau en selecteert diegenen die de potentie hebben aan het nieuwe profiel te voldoen en de opleiding met succes af te ronden. De eisen zijn hoog. Slechts 4% (in 2017) van de mensen die solliciteren, komt door de selectie heen en wordt aangenomen als junior consultant. Zij hebben heel verschillende achtergronden. Essentieel is dat ze de ambitie, interesse en de energie hebben om een professional te worden die toegevoegde waarde kan bieden.”

“Binnen de salarisadministratie beginnen we met de opleidingen en intensieve begeleiding bij PDL (Vakopleiding Loonadministratie) en VPS (Vakopleiding Payroll Services). Daarnaast zijn er veel interne kennisseminars met uiteenlopende thema’s. Alle aspecten van het administratieve vak komen aan de orde. Aanvullend hebben we een speciaal programma, gericht op persoonlijke ontwikkeling, waarin zaken als adviseren, profileren en communicatieve vaardigheden op de agenda staan. De junior consultant treedt in dienst bij Quoratio. Na twee jaar detachering kan de junior consultant desgewenst in dienst treden bij de klant. Kortom, we zijn een broedkamer voor jong talent. We leiden ze intensief op, ze kiezen voor een vakgebied en doen direct werkervaring op bij gerenommeerde bedrijven. Die formule leidt tot de gewenste administratieve professional.”

Hebben jullie nog meer afdelingen?

“Ja, we hebben een adviestak, Quoratio Consultancy, en een afdeling die uitbestede administraties voor opdrachtgevers verzorgt. Deze laatste tak heet Quoratio BPO & Services,  tot voor kort Arvode HR & Payroll Solutions. Omdat Arvode HR & Payroll Solutions al jaren samenwerken zijn zij per 1 september 2017 onder de vlag van Quoratio verder gegaan.”

Worden administraties tegenwoordig steeds meer geoutsourcet?

“Daar wordt inderdaad vaker naar gekeken, vooral bij kleinere organisaties. In veel situaties worden kwetsbare administraties van bedrijven op afstand door ons ondersteund. Grotere bedrijven boven de 1.500 medewerkers denken minder vaak aan outsourcing. Bij minder dan 1.500 medewerkers zoeken bedrijven nu vooral hulp op afstand bij hun administratie en soms volledige outsourcing.”

Hoeveel mensen heeft Quoratio nu in dienst?

“In totaal hebben we 350 medewerkers, waarvan 50 werkzaam op het hoofdkantoor. Los van directie en staf zijn de overige medewerkers verdeeld over vier segmenten van het administratieve domein: zorg, financiën en salaris in combinatie met HR. Zij werken veelal op de locatie van de klant. Het kantoor in Bunnik is de centrale plaats waar directie en staf zijn gehuisvest, waar vergaderd wordt en waar de opleidingen en seminars plaatsvinden. In 2018 verwachten we 200 nieuwe mensen te werven, verdeeld over de verschillende vakgebieden.”

Wat zijn de belangrijkste componenten van de vorming tot een administratieve professional?

“Er zijn vier componenten: wetgeving, procesinhoud, software en vak-inhoud. Dat zie je bij alle vakgebieden, of het nu zorg, financiën, salaris of HR is. Op die componenten is de opleiding van onze medewerkers gericht. Maar ook de houding en het gedrag van de administratieve professional krijgen aandacht. Bij onze selectie van de medewerkers zoeken we natuurlijk direct al mensen die die houding- en gedragskenmerken in zich dragen. Wil je op alle componenten inspelen dan vraagt dat van de administrateur ten eerste een grote mate van affiniteit met technologie. Gelukkig hebben de twintigers die hier binnen komen dat bijna allemaal van nature. Ook vraagt het een sterk analytisch vermogen en cijfermatig inzicht, autonomie en een grote communicatieve vaardigheid. Een controller of manager moet met jou ‘willen’ spreken, omdat je door kennis en inzicht van meerwaarde bent voor de organisatie. Dat is de administrateur van de toekomst. Het mooie is dat medewerkers binnen Quoratio dat heel goed aanvoelen. Ze weten precies wat er nodig is en hebben de drive om te werken aan hun eigen vakontwikkeling. Zo blijft het dynamisch, boeiend en blijven medewerkers geïnspireerd. Er zit spirit in de mensen van Quoratio en daardoor ook in Quoratio.”

Een controller of manager moet met jou ‘willen’ spreken omdat je door kennis en inzicht van meerwaarde bent voor de organisatie.

Welk belang hechten jullie nu aan de samenwerking in de loonaangifteketen? Aan onze kant leeft het idee dat investeren in de salarisadministrateurs een kwalitatieve hefboom kan zijn voor de gehele keten. Herken je dat?

“De administrateur is de gatekeeper van de loonaangifteketen. Hij moet dus op de hoogte zijn van wat er aangeleverd moet worden. Kennis van de wetgeving zelf is niet zozeer het vraagstuk, die zit standaard in het pakket. Onze medewerkers praten ook met elkaar over nieuwe ontwikkelingen; zo ontstaat er discussie en analyse binnen de Quoratio ‘community’.”

“Waar het vaak om gaat, zijn de interpretatieverschillen. Door met elkaar in gesprek te zijn, kom je er achter wat de informatiebehoefte is. Het Forum Salaris speelt daar bijvoorbeeld al op in. Als je niet met elkaar communiceert, gaan er dingen fout. De administratieve professional moet daarom communicatief zijn ingesteld en vragen durven stellen, maar dat geldt ook voor de uitvoerders van de loonaangifteketen. Dialoog is de basis voor de samenwerking. Als je pas gaat praten als er een probleem is, dan ben je te laat. Waar het om gaat, is dat de wetgeving moet worden uitgevoerd. En dat moet je met zijn allen doen. Wanneer je de dialoog aangaat en naar elkaar luistert dan leer je meer. We zijn daar allemaal wat afwachtend in, maar als je het doet dan blijkt het meestal leerzaam en nuttig te zijn. Zo’n dialoog komt uiteindelijk de gehele keten ten goede.”

Wanneer je de dialoog aangaat en naar elkaar luistert dan leer je meer. We zijn daar allemaal wat te afwachtend in.

Hoe kijken jullie nu als Quoratio tegen de toekomst aan? Er zijn intelligente mensen die denken dat we al die administrateurs in de nabije toekomst helemaal niet meer nodig hebben?!

“Naar mijn idee zijn er al drie grote veranderingen op ons afgekomen, namelijk:

  • Registratie aan de bron. Medewerkers voeren bijvoorbeeld hun eigen verlof in. Die ontwikkeling zie je overal en is niet meer tegen te houden. Dit is mogelijk door de automatisering. Natuurlijk was de bron altijd al de medewerker, maar hij kan het nu zelf doen. De zelfstandigheid neemt toe en de medewerker heeft zo inzicht in zijn eigen zaken.
  • Cloudoplossingen. Hierdoor kan veel software, bijvoorbeeld urenregistratie, salaris- en HR-applicaties, met elkaar gekoppeld worden wat de bedrijfsvoering veel beter ondersteunt.
  • Technologische ontwikkelingen: Artificiële Intelligentie (AI), robotisering en blockchain. Dit zal leiden tot zelflerende systemen en zal veel administratieve werkprocessen fundamenteel doen veranderen of overbodig maken.

Het zal er anders uit gaan zien, maar ook de kwaliteit van administraties verbeteren. Je vraagt hoe wij als organisatie op die ontwikkelingen anticiperen? Naar mijn idee zal er altijd denkkracht en visie nodig blijven. Onze insteek is dan ook meegaan en meedenken in die ontwikkelingen. Snappen wat er gebeurt, zodat we zodra het nodig is de juiste beslissingen kunnen en durven nemen.”

Laatste vraag: Als je het voor het zeggen zou hebben in Nederland. Welke ontwikkelingen zijn dan nodig voor het vakgebied?

“Méér uniformiteit in de administraties, maar dat is wel heel moeilijk. Mensen moeten méér eigen keuzes kunnen maken, bijvoorbeeld flexibele arbeidsvoorwaarden. Jonge mensen hebben geen behoefte aan het ouderwetse stelsel van cao’s en pensioenregelingen. Ze worden er niet beter van en voelen zich niet door de oudere generatie vertegenwoordigd. Iedere tijd heeft natuurlijk iets nodig, maar hoe lang moet je daar aan vast houden als je al in de nieuwe tijd staat? Het is nu allemaal te sterk gecentraliseerd en opgelegd. Je wordt in het systeem gedrukt. We zitten in een dwangbuis van het oude, terwijl er zich door nieuwe technologieën al lang andere mogelijkheden aankondigen. De kansen worden gevoeld en dat is de nieuwe spirit waar je deel van uit wilt maken. Dat geldt voor mijzelf, maar nog veel meer voor al die jonge mensen in ons bedrijf.”

We zitten in een dwangbuis van het oude, terwijl er zich door

nieuwe technologieën al lang andere mogelijkheden aankondigen.