In gesprek met Jan Wouda van Raet HR Software & Services

Deze keer interview ik Jan Wouda, Kennismanager Wet- & Regelgeving bij Raet HR Software & Services. Raet is niet alleen een softwareleverancier maar ook een HR- en salarisservice dienstverlener. Wouda is al lang betrokken bij de loonaangifteketen en beweegt zich op het raakvlak tussen de veranderende wet- en regelgeving en de daarvoor benodigde jaarlijkse aanpassingen in de software van de salarisadministratie van werkgevers.

Wat mij tijdens dit interview vooral interesseert is hoe in het kader van de loonaangifteketen de jaarlijkse samenwerking verloopt tussen enerzijds de ministeries, de Belastingdienst en UWV en anderzijds de 240 softwareleveranciers die aan de voorkant van de keten een essentiële rol vervullen. En, natuurlijk vraag ik hem wat vanuit het perspectief van de softwareleveranciers binnen de loonaangifteketen om eventuele verbetering vraagt.

Kun je kort schetsen wat Raet voor een organisatie is?

We zijn gespecialiseerd in HR-cloudoplossingen en daarmee samenhangende services. We bieden organisaties een geïntegreerd systeem waarin alle denkbare HR-zaken geregeld kunnen worden. Ongeveer 10.000 organisaties maken daar dagelijks gebruik van. Ook verzorgen we meer dan een miljoen uitkeringen per maand voor pensioenfondsen en verzekeraars. In Nederland zijn we al vanaf de zestiger jaren actief en inmiddels ook in veel andere landen wereldwijd. We doen dat met ongeveer 1100 medewerkers. Vanuit de rol die wij spelen voor bedrijven zijn we nauw betrokken bij de jaarlijkse aanpassingen in de aangiftesoftware van de loonaangifte.

Wat was je eerste kennismaking met de loonaangifteketen?

De eerste kennismaking was in 2003. Ik nam de rol over van een collega die met pensioen ging. Het was in de SUB/Walvis-periode. Belastingdienst, UWV en de softwareontwikkelaars kwamen toen samen om de loonaangifteketen op poten te zetten.

Hoe liep de samenwerking in die tijd?

Die bijeenkomsten groeiden uit tot een overleg met 75 mensen rond de tafel. Het was de bedoeling om op een interactieve manier informatie te verstekken, maar dat bleek bij die omvang slecht haalbaar. Toen is een kleinere werkgroep geformeerd. In die werkgroep werden alle mogelijkheden besproken met betrekking tot de invoering van de loonaangifteketen. Marktpartijen binnen de softwaresector wilden wel samenwerken met de Belastingdienst en UWV, maar we zochten naar de juiste manier. Ik kan me herinneren dat we testgegevens aan moesten leveren op basis waarvan het besluit genomen zou worden of we wel of niet in 2006 met de keten zouden starten. Er werd toen aangegeven dat de keten werkte. Echter van de 120.000 aangiften ging er slechts één door de keten. We waren eigenlijk nog niet productierijp. En toch is de keten live gegaan, iets wat vanuit de softwareleveranciers werd afgeraden. Van die crisisperiode in 2006 en 2007 hebben we als aanleveraars veel geleerd, vooral ook over de samenwerking met de Belastingdienst als aanleverpunt.

Hoe werd de samenwerking daarna georganiseerd?

Nadat de SUB-/Walviswerkgroep werd ontbonden wilde een groep softwareontwikkelaars graag verbonden blijven. De Belastingdienst werd daarbij ook uitgenodigd. Dit initiatief is uiteindelijk weer door de Belastingdienst overgenomen. Kort daarna is daaruit de huidige klankbordgroep OSWO voortgekomen.

Waaruit bestond de verandering voor de softwareleveranciers in die beginperiode?

In plaats van een kwartaalafdracht gingen we over naar maandelijkse aangifte met dus een maandelijkse gegevensstroom. Daarin werden ook gegevens ten behoeve van het Centraal Bureau voor Statistiek opgenomen. Het betekende dat kwartaalnota’s en jaarloonbestanden kwamen te vervallen. En het moest ook allemaal digitaal. Dat alles had grote impact op de administratieve processen en systemen. De aangiften voor januari 2006 waren wel op tijd de deur uit, maar de eerste terugkoppeling daarover kregen we pas in het vierde kwartaal! In februari begon het probleem van de correcties. Met name de afstemming, het begrijpen van elkaar, was bij de samenwerking soms lastig, we moesten elkaar nog leren kennen. Doordat de definities en de gehanteerde begrippen niet eenduidig waren, wisten we niet precies welke informatie moest worden aangeleverd. Dat maakte het een uitdaging om de gevraagde gegevens van werkgevers in de salarisadministraties te krijgen en via de aangifte door te sluizen naar de Belastingdienst.

In Den Haag wordt vaak te weinig rekening gehouden met hoe de praktijk in elkaar zit."

Begrijpen jullie elkaar nu beter?

Natuurlijk, we hebben de afgelopen tien jaar veel geleerd, maar over sommige zaken hebben we nog steeds intensieve gesprekken: bijvoorbeeld het zo belangrijke begrip Inkomstenverhouding (IKV). Wat is nu precies een IKV? Het is een taalprobleem, maar er speelt meer. De theorie en praktijk van salarissystemen in Nederland zijn veelal niet ingericht om rekening te houden met meerdere IKV’s voor één medewerker/BSN. Het is bijna ondoenlijk om de gevraagde informatie aan te kunnen leveren, omdat er dan gerekend moet worden over meerdere inkomstenverhoudingen heen. In Den Haag wordt regelmatig nog te weinig rekening gehouden met hoe de praktijk in elkaar zit.

Zijn er andere voorbeelden te noemen van de spanning tussen wet- & regelgeving en de praktijk?

Een mooi voorbeeld is de Eenduidige loonaangifte in de periode 2010/11. Daar werd iets gevraagd wat haaks stond op de praktijk van veel inhoudingsplichtigen. De overheid wilde een Loon in-systematiek, maar in de praktijk werd voor een groot deel een Loon over-systematiek gehanteerd. Men wilde een methodiek doorvoeren die overeen kwam met de wijze waarop een groot deel van de organisaties in Nederland hun administratie voeren. Als een administratie van een organisatie gebaseerd is op inkomsten per maand, dan wil je de gegevens over die maand goed hebben, wat niet lukt bij een systematiek van Loon-in. Het zijn twee verschillende werelden. Gelukkig is die discussie later beslecht en mag nu zowel de Loon-in, als de Loon-over systematiek worden gebruikt.

Worden softwareleveranciers betrokken bij uitvoeringstoetsen?

Via de klankbordgroep OSWO, waarin dertien softwareleveranciers zitting hebben en waarmee negentig procent van de markt wordt afgedekt, worden we betrokken bij uitvoeringstoetsen. Men vraagt ons dan of de voorgenomen verandering uitvoerbaar is. Inmiddels lopen de procedures rond de uitvoeringstoetsen steeds beter, maar de tijd voor het doordenken en beoordelen van een voorgenomen wijziging blijft voor de softwareleveranciers beperkt. Zo langzamerhand begint de overheid dit gelukkig wel te begrijpen. Het wordt hen duidelijk dat er meer gecommuniceerd en gestructureerd moet worden. Voor de loonaangifteketen ligt er bijvoorbeeld al een jaarschema. Dat is een belangrijke verbetering omdat iedereen dan weet wat er in de jaarcyclus moet gebeuren en wat er van een ieder verwacht wordt.

Wij zijn niet tegen veranderende wetgeving, maar die wetgeving moet natuurlijk wel uitvoerbaar zijn."

Hoe loopt de samenwerking met SZW?

Wat een geweldige verbetering zou zijn is wanneer er vanuit SZW meer aandacht zou komen voor de eerder genoemde zaken. SZW wordt uitgenodigd door de klankbordgroep OSWO, maar is er helaas nog nooit aanwezig geweest. Dat is een gemis omdat we hun kennis en expertise goed kunnen gebruiken. SZW heeft kennis die de anderen niet hebben. We liggen nu soms te ver uit elkaar en we gaan daar als softwareleveranciers graag over in gesprek. Wij zijn niet tegen veranderende wetgeving, maar die wetgeving moet dan natuurlijk wel uitvoerbaar zijn. En we denken daar door een dialoog beter uit te kunnen komen met elkaar. Zo voorkomen we onpraktische beslissingen. Bij het ministerie van Financiën is er inmiddels contact met beleidsmakers en dat helpt. Bij SZW is dat niet het geval en daar wordt aan gewerkt.

Hoe verloopt de samenwerking aan het jaarlijkse proces op dit moment?

Anno 2016 is het een soepel georganiseerd proces. De releasedatums zijn bekend en ook is duidelijk wanneer de parameterwijzigingen, rekenregels, grondslagen en percentages bekend moeten zijn. De samenwerking met de Belastingdienst met betrekking tot de rekenregels loopt daarbij goed. De samenwerking en afstemming met SZW met betrekking tot nieuwe wet- & regelgeving en afdrachten kan echter nog beter gestructureerd en gepland worden. Vaak wordt de informatie over de verandering eerst nog onder embargo gedeeld met een selecte groep softwareontwikkelaars die betrokken is bij de klankbordgroep OSWO. Deze informatie kan dan pas later breed gedeeld worden onder de 240 softwareleveranciers. Die moeten dan aan de slag. Bij SZW zou men zich beter bewust moeten zijn dat als op 1 januari iets gerealiseerd moet zijn, wij dat echt ruim van tevoren moeten weten. Niet alleen in verband met de aanpassingen in de software, maar we moeten het ook nog naar onze klanten communiceren. Zo hebben wij relaties die een contractuele verplichting hebben om op de eerste werkdag van de maand de uitkeringen voor die maand uit te betalen. Dat houdt in dat deze inhoudingsplichtige al medio december hun salaris-/uitkeringsverwerking voor januari moeten draaien met de rekenregels van januari. Het is één grote jaarcyclus waar alle betrokken partijen in feite gestructureerd in mee draaien. En dat zou ook moeten gelden voor andere aanleveraars van cijfers en parameters zoals pensioenfondsen en overige ministeries, want daar is helaas nog geen gezamenlijke agenda.

Het is één grote jaarcyclus waar alle betrokken partijen in feite gestructureerd in mee draaien."

Op Prinsjesdag moet alles rond zijn?

Prinsjesdag is voor ons een belangrijke dag. Afgelopen keer was bij ons weer een klein team de hele dag bezig met het doorspitten van alle veranderingen in de regeringsplannen om de noodzakelijke parameterwijzigingen in de software snel in beeld te krijgen. Zodra dat gebeurd is informeren we onze klanten.

Wat is jouw rol daarbij?

Mijn rol is om ervoor te zorgen dat de informatie zo snel en betrouwbaar mogelijk binnenkomt en eenduidig uitlegbaar is. Op die manier worden de bouwers van producten aangestuurd. We doen dat bij Raet met zijn drieën. We monitoren alles wat er moet gebeuren. De een is beter thuis op het fiscale vlak, de ander op het sociale vlak en weer een ander op het gebied van het arbeidsvoorwaardenbeleid. De specificaties worden doorgezet met de rubrieken die gewijzigd moeten worden en de bijbehorende achtergrond teksten.

Hoe checken jullie dat iedere softwareleverancier hetzelfde doet?

We doen naar eer en geweten ons best. Eenmaal in productie blijkt dan pas dat begrippen niet eenduidig waren en anders geïnterpreteerd werden. Dan is de vraag: welke interpretatie moeten we nu nemen? Vaak krijgen we dan een snelle respons van de Belastingdienst en dan kan het gecorrigeerd worden.

Het uitbreiden van de gegevensset voor de loonaangifte stuit vaak op weerstand. Hoe kijk jij daar vanuit de rol van softwareleverancier tegen aan?

Ik kijk daar vanuit onze rol heel simpel tegenaan. In principe zijn meer gegevens per definitie niet slecht voor de aangifte, omdat de mogelijkheden van hergebruik van gegevens worden verruimd. Als we de gegevens in de administratiesystemen hebben is het eenvoudig om deze door te sluizen naar de loonaangifteketen. Of we nu honderd of honderdvijftig gegevens verstrekken, dat maakt niet uit. Een extra gegeven erbij is één keer inprogrammeren en het werkt. Daar liggen geen belemmeringen. Als de gegevens echter niet in de systemen zitten dan hebben we een heel andere situatie. Dan vraagt het grote aanpassingen om die gegevens überhaupt te krijgen. Overigens hebben de echte beperkingen om de gegevensset uit te breiden te maken met wetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van privacy. In ieder geval is de uitbreiding van de gegevensset niet direct iets van technische aard, al vraagt het altijd aanpassingen in de aangiftesoftware en in bijvoorbeeld de Polisadministratie.

Hoe kijk je tegen de Uniforme Pensioen Aangifte, de UPA, aan?

De UPA is een vergelijkbaar bericht als het loonaangiftebericht. Het wordt ook door de werkgever aangeleverd, maar is toegespitst op de pensioenwereld. Het is een initiatief van de Pensioenfederatie. Raet en een aantal conculega’s zijn betrokken bij de ontwikkeling. Het is een goed initiatief. De UPA zorgt voor uniformering en eenvoud. En dat is zeer gewenst. De Pensioenwereld kent nog weinig uniformering en standaardisering. Het is sowieso een compleet andere wereld dan die van de Sociale Verzekeringen. Elk pensioenfonds heeft zijn eigen richtlijnen en een ander pensioenreglement. Met die reglementen zijn ze verplichtingen aangegaan. Die wijzig je niet zomaar, niet aan de kant van de pensioenrechten en niet aan de kant van de verplichtingen. Die pensioenfondsen kunnen niet zomaar overstappen op gebruik van het SV-loon voor hun berekeningen. Dit komt doordat het SV-loon een grondslag heeft die anders is dan die van de reglementen en omdat zo’n keuze direct verregaande consequenties heeft.

Tot slot, vanuit jouw standpunt, welke verbeteringen zou je aanbevelen voor het proces van de loonaangifteketen?

Betere afstemming binnen de overheid zou kunnen voorkomen dat er dingen ontstaan die geheel nieuw zijn en niet in wetgeving terug te vinden zijn, zoals een nieuw loonbegrip als het netto minimumloon. Zoiets creëert complexiteit terwijl dat niet nodig is. Daarnaast zou het een verbetering zijn als de overheid een nauwere samenwerking met softwareontwikkelaars aangaat. Wij zijn niet tegen veranderingen vanuit de overheid, integendeel, maar we willen het wel beheersbaar houden voor werkgevers. Wij gaan niet over de inhoudelijke veranderingen, maar wel over de uitvoerbaarheid ervan. Alle aspecten moeten naar ons idee in samenhang bekeken worden. We moeten als een team opereren en niet als losse partijen. Er zijn voorbeelden waar het wel goed is gegaan, zoals de samenwerking bij de Werkkostenregeling. De softwareontwikkelaars hebben toen kritiek geleverd, waar goed naar geluisterd is en wat tot zinvolle aanpassingen heeft geleid. Zo zouden wij het vaker willen.